Module Newsletter (version 1.8 et plus)

jeudi 7 mars 2013

La documentation ci-dessous concerne le module newsletter pour e-majine. Néanmoins les fonctionnalités sont identiques pour izi-media.

Le module newsletter de e-majine est totalement revu. L'objectif de cette refonte est de proposer une création et une gestion plus fluide des newsletters. Grâce au nouveau process, vous disposerez d'une nouvelle gestion des listes de diffusion, ainsi que d'un publipostage avancé.
La gestion des désinscriptions a également été optimisée, permettant ainsi aux adresses mail désabonnées et supprimées, de ne plus recevoir de newsletter même après un nouvel import d'une liste de diffusion dans laquelle elles apparaîtraient.
De nouvelles statistiques font également leur apparition, tel que le taux d'ouverture, dans un tableau de bord plus complet.
Enfin, suite à votre demande, il est possible d'insérer un lien dans une newsletter afin de pouvoir visualiser le contenu dans son navigateur web préféré.

 

 

Webinaire e-majine 1.8 du mardi 2 octobre 2012 sur le module Newsletter

 

Activation du module dans le webo-facto

L'explication sur l'activation du module dans le webo-facto se trouve ici : http://wiki.webo-facto.com/newsletter/96-newsletter---webo-facto.html

 

Assistant de configuration

Lors la première visite un assistant de configuration apparait indiquant toutes les étapes importantes pour faire fonctionner le module. Une fois toutes les informations remplies, cet assistant n'apparaitra plus. 

Il est toujours possible à postériori de modifier la configuration en allant dans "Newsletter > Configuration"

 

Configuration

Configuration du « Serveur d'expédition »

L'administrateur pourra choisir l'un des modes suivants :

  • Utiliser le serveur d'expédition par défaut (soumis à publicité)
  • Configurer son propre serveur (cf configuration dans e-majine)

Lors de l'utilisation du SMTP par défaut, un message publicitaire non personnalisable présentant e-majine sera automatiquement ajouté en pied des messages envoyés.

Configuration de l'expéditeur des emailings

L'administrateur devra renseigner les champs suivants :

  • Nom de l'expéditeur
  • Adresse email de l'expéditeur (seulement si le serveur d'expédition par défaut n'est pas utilisé)
  • Adresse email pour les retours
  • Souhaitez-vous vérifier automatiquement les erreurs reçus sur cette boite email ? Si la case est cochée, l'administrateur devra fournir les informations complémentaires suivantes :
  • Nom du serveur (par exemple : pop.domain.tld, imap.gmail.com)
  • Port (par défaut 143 pour IMAP , 993 pour les connexions sécurisées)
  • Nom d'utilisateur : par défaut, l'adresse email définie pour les retours sera insérée dans ce champ
  • Mot de passe
  • Nom d'un dossier « Imap » dans lequel seront déplacés les emails traités

Configuration des adresses email à utiliser pour les tests

Cette étape proposera une zone de saisie multi-lignes dans laquelle l'administrateur pourra renseigner une adresse email par ligne.

Configuration des listes de diffusion/thématiques

Le module fait une distinction entre la notion de thématique et de liste de diffusion,

L'administrateur pourra donc créer, modifier et supprimer des thématiques. Pour chacune d'entre elle, il devra indiquer :

  • Un nom
  • Si la thématique doit être proposé sur le site public lors de l'inscription

Configuration du processus d'inscription

Depuis cette étape, il sera possible de configurer tous les éléments relatifs à la gestion de l'inscription depuis le site public. Ainsi, l'administrateur pourra définir le comportement du widget ainsi que les textes des notifications envoyées.

Les données suivantes pourront être configurées :

  • Activer l'inscription à la newsletter depuis le site public
  • Titre de la boite
  • Texte affiché dans le widget
  • Texte affiché lors de l'inscription
  • Message affiché sur le site après confirmation de l'inscription
  • Message affiché sur le site après confirmation d'une désinscription
  • Emplacement du widget
  • Texte de la notification envoyée pour demander la confirmation d'une inscription
  • Texte de la notification envoyée pour confirmer l'inscription
  • Texte de la notification envoyée pour confirmer la désinscription

Configuration des modèles

Il devra être possible de créer, modifier, supprimer, exporter et importer des modèles. Ceux-ci pourront être utilisés lors de la création des emailings. Chaque modèle sera constitué des données suivantes :

  • Nom du modèle
  • Visuel (média du mini centre de ressources)
  • Contenu du modèle (zone WYSIWYG avec publipostage par défaut)

Lors de la création d'un nouveau modèle, deux modes seront proposés :

  • Créer un nouveau modèle vierge
  • Créer un modèle à partir d'un emailing. Dans ce cas, l'administrateur devra sélectionner l'emailing à partir duquel le modèle doit être créé. Une fois cette sélection effectuée, il sera immédiatement orienté sur l'écran d'édition depuis lequel il pourra modifié son nouveau modèle.

Un module d'import et d'export de modèle est disponible.

 

Gestion des abonnés et listes de diffusion

Depuis la liste des abonnés, il devra être possible de :

  • Créer un nouvel abonné : Il suffira pour cela de renseigner le nom (optionnel), le prénom (optionnel), l'adresse email, l'état (inscrit/désinscrit) et les thématiques associées (optionnel)
  • Modifier un abonné
  • Supprimer un abonné
  • Exporter la liste des abonnés. Cet export devra prendre en compte les filtres appliqués sur la liste
  • Importer un fichier : Les colonnes du CSV pourront être mappées avec les champs nom, prénom, email et thématique. De plus, lors d'un import, il sera possible de déterminer l'état à utiliser « abonné » ou « désabonné » ainsi qu'une ou plusieurs thématiques à utiliser par défaut.

La liste des adresses email à utiliser pour les tests ne sera disponible que depuis la configuration du module.

Une gestion de filtre devra être disponible sur la liste. Ainsi, l'administrateur pourra rapidement avoir accès à la liste des « inscrits » ou des « désinscrits » et/ou aux adresses liées à n'importe quelles thématiques définies.

 

Gestion des emailings

Généralités

Il devra être possible d'accéder à une liste des emailings crées. Depuis cet écran, il sera possible de :

  • Créer un nouvel emailing
  • Modifier un emailing non encore envoyé ou annulé
  • Prévisualiser en vue web dans un nouvel onglet
  • Supprimer un emailing
  • Consulter les statistiques pour un emailing envoyé
  • Accéder au détail de l'expédition si en cours
  • Accéder à une vue détaillée si emailing envoyé ou en cours

La liste devra au minimum présenter les informations suivantes :

  • Nom de l'emailing
  • Nb de destinataires
  • Statut (création, envoi programmé + date, envoi en cours + pourcentage, envoyé)
  • Date de création

Création d'un emailing

Le processus de création sera le suivant :

  1. Choix d'un modèle (si plus d'un défini) ou choix d'une lettre à dupliquer
  2. Saisi du titre et du sujet de l'emailing
  3. Choix des destinataires. Pour cela, l'administrateur pour choisir l'une des options ci-dessous. Quelque soit son choix, le nombre de destinataire correspondant devra être affiché. Définition du contenu HTML de l'emailing
    • Tous les inscrits
    • Tous les désabonnés
    • Liste des adresses email pour les tests
    • Sélection d'une ou plusieurs thématiques
    • Un champ permettant l'insertion de balise pour le publipostage sera disponible. Celui-ci devra proposé les balises "nom", "prénom", "email", les balises système (lien vers la version HTML et lien vers la désinscription) ainsi que le publipostage d'éléments de publication d'e-majine (article, actus). 
  4. Définition d'une version texte avec récupération automatique de la version html

Un système de sauvegarde automatique de la lettre a été mis en place. La création de modèle à partir d'un emailing se fera exclusivement depuis la configuration des modèles.

Envoi d'un test

Depuis l'édition d'un emailing, l'administrateur pourra envoyé un test. Pour définir les destinataires, il pourra choisir d'utiliser les modes ci-dessous :

  • Envoyer un test vers sa propre adresse email
  • Sélectionner les adresses à utiliser parmi celles définies pour les tests
  • Saisir des adresses email vers lesquelles envoyer le test

La configuration effectuée sera automatiquement sauvegarder en session. Ainsi, lors d'un test ultérieure, les destinataires précédemment sélectionné seront pré-définis par défaut.

Lors de l'envoi d'un test, les balises de publipostage ne seront pas remplacées.

Expédier l'emailing

Depuis l'édition d'un emailing, l'administrateur disposera d'un bouton "Expédier l'emailing". En cliquant dessus, il obtiendra un écran depuis lequel il devra choisir entre :

  • Expédier immédiatement
  • Envoyer plus tard. Si cette option est choisie, l'administrateur devra indiquer le jour et l'heure de début d'expédition

Il devra également être possible facilement de revenir à l'édition de l'emailing.

Expédition programmée

Si une expédition a été programmée à une date ultérieure, l'administrateur pourra uniquement accéder à un écran indiquant clairement la date définie. Depuis cet écran, l'administrateur disposera d'une action "Annuler l'expédition". En cliquant sur cet élément, la programmation sera annulée et l'écran permettant la sélection du mode d'expédition sera réaffiché.
Cet écran pourra également présenter les informations suivantes sur l'emailing :

  • Le titre et le sujet de l'emailing
  • Le nombre de destinataires
  • Une iframe présentant le message HTML
  • Le message texte

Expédition en cours

Si un emailing est en cours d'expédition, l'administrateur pourra uniquement accéder à un écran indiquant la progression :

  • Barre de progression représentant le pourcentage d'emails envoyés
  • Nombre d'emails envoyés
  • Nombre d'emails total

Le tableau global des statistiques sera également affiché et réactualisé régulièrement .
Cet écran pourra également présenter les informations suivantes sur l'emailing :

  • Le titre et le sujet de l'emailing
  • Le nombre de destinataires
  • Une iframe présentant le message HTML
  • Le message texte

Depuis cet écran, l'administrateur pourra effectuer l'une des actions suivantes :

  • Mettre l'expédition en pause : En mettant l'expédition en pause, plus aucun email ne sera envoyé à l'exception de ceux contenus dans le paquet en cours de traitement. Un bouton est automatiquement affiché permettant la réactivation de l'expédition.
  • Annuler l'expédition : Dans ce cas, l'expédition est immédiatement annulée et l'emailing ne pourra plus être modifié et/ou réexpédié. Une thématique contenant tous les destinataires vers lesquels l'emailing n'a pas été envoyé sera dans ce cas automatiquement créé pour permettre une expédition ultérieure. La thématique créée sera nommée "Annulation de l'emailing {nom de l'emailing}" et celle-ci ne sera pas proposée à l'inscription sur le site public.

Une fois l'emailing envoyé, l'administrateur est automatiquement redirigé vers l'écran permettant la consultation des statistiques.
Affichage des statisti

 

Affichage des statistiques

Récapitulatif global

La première partie de l'écran des statistiques présentera des statistiques globales. Les informations suivantes seront disponibles :

  • Destinataires
  • Messages envoyés
  • Messages non aboutis
  • Ouvreurs
  • Cliqueurs
  • Non cliqueurs
  • Clics
  • Désabonnements
  • Réactivité

Les principaux indicateurs de ce tableau seront présentés en valeur et en pourcentage. Pour les lignes les plus importantes de ce tableau, une action "Plus d'informations" sera disponible. En cliquant dessus, l'administrateur pourra obtiendra la liste des destinataires correspondants. Sous cette liste, deux actions seront mises à disposition :

  • Exporter la liste : En cliquant sur cet élément, un fichier CSV sera généré
  • Convertir en thématique : En cliquant sur cette action, une thématique (non disponible pour l'inscription sur le site public) contenant l'ensemble des destinataires sera automatiquement créée. L'administrateur aura la possibilité de déterminer le nom de la nouvelle thématique.

La partie "Messages non aboutis" contiendra :

  • les destinataires pour lesquels le message n'a pas pu être traité par le SMTP (erreur dans l'adresse email du destinataire)
  • les destinataires pour lesquels le serveur de réception à provoqué une erreur. Cette partie est unquement prise en compte si une boite email a été configurée pour la vérification des erreurs

Pour cette partie, trois actions seront disponibles :

  • Exporter les destinataires
  • Marquer les destinataires comme désabonnés
  • Supprimer les destinataires

Répartition journalière

Cette partie affichera un graphique présentant la répartition des actions suivantes par jours :

  • Ouvreurs
  • Cliqueurs
  • Clics

Ce graphique présentera tous les jours entre le début de l'expédition et la date de dernière action enregistrée.

Répartition sur 24h

Cette partie présentera un graphique présentant la répartition des actions suivantes sur 24h (quelque soit le jour) :

  • Ouvreurs
  • Cliqueurs
  • Clics

Le graphique présentera toutes les plages allant de 0h à 23h. Pour chaque tranche, nous comptabiliserons le nombre total d'action réalisé quelque soit le jour. Par exemple, pour la tranche 7 à 8h, nous comptabilisons cette plage pour le 8, 9 et 10 décembre (si ces 3 jours sont ceux pour lesquels nous avons enregistré des actions).

Liens

Cette partie affichera 2 éléments :

  • Un graphique présentant les 5 liens les plus utilisé et leur pourcentage d'utilisation. Une 6ème portion présentera les "Autres liens cliqués"
  • Un tableau reprenant la liste exhaustive des liens disponibles dans l'emailing envoyé. Pour chacun d'entre eux, nous retrouverons deux actions :
    • Un lien permettant l'ouverture de la destination du lien dans un nouvel onglet
    • Une action "Plus d'informations" : En cliquant sur cet élément, l'administrateur obtiendra la liste des destinataires ainsi que les actions permettant l'export et la création de thématique.
 

Inscription sur le site public

L'inscription côté public, s'effectue au travers du widget "inscription à la newsletter". On y retrouve de la configuration qui a été mis en place dans l'assistant de configuration.

Ce widget doit obligatoirement être présent pour faire fonctionner les inscriptions et désinscriptions.

 

Liens utiles

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