Workflow

mercredi 15 avril 2009 | manage

Nous nous proposons au travers de cet article de montrer comment mettre en place le workflow du début de la chaine (mise en place dans le webo-facto) jusqu'au validateur final qui pourra publier la ressource et la rendre ainsi disponible sur le site côté public.

1- Activation du workflow dans le webo-facto

Pour activer le workflow, il convient d'aller dans le webo-facto ici : "Publication > Gestion du workflow". Puis de cocher "gestion du workflow". Vous pouvez choisir quelles types de ressources rentreront dans le processus de workflow.

2- Droits de l'administreur

Toujours dans le webo-facto, pensez bien selon les sites, à paramétrer les droits de l'administrateur agence chargé de définir les règles dans le manage. Vous pouvez le faire ici : "onglet e-majine > configuration". Il faut que les boites à cocher concernant le workflow soient activées.

3- Création de groupes

Il conviendra de créer les groupes qui rentreront dans la chaine du workflow. Pour cela, il faut aller dans l'onglet "Droits>groupes d'admin", puis de créer les groupes que vous souhaitez, avec les membres associés. (par exemple, comme groupe vous pourriez avoir : Validateurs, rédacteurs, etc...)

4- Méthode de publication et droits

Suivant ce qui a été coché dans le webo-facto, des nouvelles méthodes de publications sont disponibles.

Un onglet "règles de publication" est accessible au niveau de la rubrique. Elle permet de définir quels sont les groupes (que vous avez créé à l'étape 3) qui interviennent dans le processus et quelles sont leurs actions :

Soumettre : Sélectionnez les groupes qui pourront demander la publication de ressources dans cette rubrique (ce sont les rédacteurs).
activation de la notification : Les rédacteurs recevront une notification par email indiquant que la demande de publication a été soumise. De plus il seront notifiés quand un article a été publié, rejeté ou dépublié.

Publier : Sélectionnez les groupes qui pourront publier les ressources en attente de publication (ce sont les validateurs)
activation de la notification : Les personnes pouvant publier les ressources recevront un email à chaque fois qu'un article sera publié, rejeté ou dépublié.

Rejeter pour modification : Sélectionnez les groupes qui pourront rejeter les ressources en attente de publication.
activation de la notification : Les personnes pouvant rejeter les ressources recevront un email à chaque nouvelle demande de publication de la part des rédacteurs.

Dépublier : Sélectionnez les groupes qui pourront dépublier les ressources déjà publiées.
activation de la notification : Les personnes pouvant dépublier des ressources recevront un email à chaque fois qu'une ressource a été publiée de la part des validateurs.

5- Soumission et modération des ressources

  • La soumission d'une ressource peut s'effectuer en cliquant sur le bouton "soumettre un élément" ( troisième colonnes lorsqu'on a choisi une rubrique dans "rubriques et contenu"). Ne peuvent effectuer cette demande de publication que les membres appartenant au groupe pouvant le faire (voir étape 4). L'article se trouvera dans le menu, sous l'intitulé "Elements en attente de modération".
  • La publication de ressources peuvent se faire en cliquant sur "action>publier" dans la liste des "Elements en attente de modération". Il est possible de le faire également en passant par l'édition de cette ressource dans le centre de ressources. une fois cette ressources publiée, est est visible par tous les internautes.
  • Le rejet d'une ressource se fait en cliquant sur "actions>rejeter pour publication".
  • Une fois qu'une ressource est publiée (et donc visible sur le site côté public), il est possible de la dépublier. Pour cela il suffit de cliquer sur "actions>dépublier". De ce fait, la ressource n'est plus visible par les internautes.

Vous trouverez l'ensemble des ressources appartenant à la chaine du workflow dans l'onglet "Mon site>Publications". Elle sont présentées sont forme de liste avec leur état (en attente de validation, création,etc...)

6- Versions de ressources

Il est possible de créer plusieurs versions de ressources et de pouvoir ainsi revenir à des étapes antérieures de publication. Ainsi par exemple, un article peut avoir subi plusieurs modifications de titre ou de contenu. Chacune de ces étapes ayant été validée par le responsable de publication (les validateurs).

  • Pour créer une nouvelle version d'une ressource, il convient d'éditer l'article, puis d'aller dans l'onglet "contenu". Vous noterez la présence d'un lien "Créer une nouvelle version" vous permettant de modifier le contenu de l'article. Une fois ceci effectué, veillez bien à spécifier la rubrique dans laquelle cette ressource doit être publiée (onglet "publications"). La ressource peut ensuite être choisie pour être soumise à modération.
  • Vous pouvez pouvez de plus "Vérifier l'état de publication de la ressource", c'est à dire voir les différentes versions de la ressource. Pour chacune de celles-ci, et suivant les droits de modération de chaque groupe, les actions de modération pourront être disponibles (publier, rejeter, etc...)
  • Enfin, il est possible de dupliquer cette ressource que se retrouvera dans la même catégorie du centre de ressources où se trouve la ressource originale.


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