Annuaire - Manage - Import

jeudi 5 février 2009 | manage

Il est possible d'importer des données d'un fichier csv et de les convertir en fiches grâce au module d'importation. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer toutes vos fiches rapidement grâce à un tableur ("Open Office" par exemple) plutôt que de créer les fiches une par une dans le manage.

L'import s'effectue en trois étapes :

  • Création d'un fichier exemple au format CSV
  • Configuration des moteurs d'import, c'est à dire préparer la configuration qui sera nécessaire pour créer des fiches à partir du fichier CSV.
  • Import des fiches

A l'image du module newsletter, la configuration se procède par étape, ceci afin d'en faciliter le processus. Dans cet article, nous parlerons de "moteur d'import" ou de "configurateur d'import", les deux étant équivalents.

La configuration s'effectue dans le manage ici : "Annuaire > configuration > Importer des fiches > configurer des imports".

Informations générales :

  • Libellé : nom de votre configuration d'import
  • Description : description de la configuration
  • Type de fiche : Type de fiche auquel sera associé votre moteur d'import.

Importation du fichier exemple :

Afin de vous aider à la création de la configuration, il est nécessaire d'avoir au préalable créé un fichier exemple. Ce fichier est celui qui va vous servir de base. Très souvent le partenaire e-majine va créé le modèle de ce fichier puis le fournira à son client qui le remplira.

  • Choisissez un fichier sur votre ordinateur. Il servira de base pour la création du moteur d'import : Vous allez chercher le fichier sur votre ordinateur.

Configuration de l'import :

  • Séparateur : Le séparateur permet de séparer les champs du fichier CSV. La "virgule" ou le "point-virgule" sont les plus couramment utilisés (voir schéma ci-dessous)
  • Délimiteur : Le délimiteur permet d'encadrer les valeurs de chaque champ. Le "guillemet" est le délimiteur le plus courant (voir schéma ci-dessous) schéma import annuaire
  • Nb. de lignes d'entête : Les entêtes correspondent aux titres des colonnes dans le fichier CSV. Dans l'exemple ci-dessous, "prénom" et "nom" sont des entêtes, il y a donc une ligne d'entête. Vous pouvez ne pas en avoir dans votre fichier, dans ce cas vous ne remplissez pas le champ.
    schéma import annuaire 2
  • Effectuer une vérification sur le contenu de l'entête : Dans la mesure ou vous avez une ligne entête, vous pouvez cocher cette option. Elle servira à vous y retrouver plus facilement à l'étape "correspondance des champs" (voir plus bas).
  • Jeu de caractères : Le menu déroulant permet de choisir le type d'encodage de votre fichier CSV. Si le jeu de caractère que vous choisissez n'est pas bon, vous noterez des problèmes d'accents dans l'"aperçu du fichier CSV".

A chaque fois que vous modifiez un paramètre et que vous cliquez sur le bouton "mettre à jour", vous mettrez à jour "l'aperçu du fichier CSV". Cela vous permettra de voir si les paramètres que vous mettez sont en concordances avec votre fichier. Vous pouvez également mettre à jour le fichier importé.

Correspondance des champs :

En fonction du nombre de colonnes de votre fichier CSV, vous devez faire correspondre chacune d'entre elles aux champs de vos types de fiches d'annuaire. Chaque colonne va avoir son menu déroulant associé. Si vous avez coché "Effectuer une vérification sur le contenu de l'entête" et que vous avez bien une ligne d'entête, vous retrouverez pour chaque champ, l'intitulé des entêtes ce qui permet de faire la correspondance des champs plus facilement.

Dans les menus déroulants, outre les champs de vos types de fiches, vous noterez la présence de :

  • Catégorie(s) : Cela vous permet d'associer les fiches aux catégories de votre annuaire.
    • Associer la fiche aux catégories séparées par des virgules : La fiche sera associée aux noms des catégories qui se trouve entre les séparateurs. Par exemple si dans votre csv, la valeur est "Nom catégorie", la fiche sera associée à la catégorie "Nom catégorie". Autre exemple, si dans votre csv vous avez  "Nom catégorie 1,Nom catégorie 2,Nom catégorie 3", la fiche sera associée à toutes ces catégories, peu importe si certaines catégories sont de niveau 1,2 ou 3. Attention à ne pas laisser d'espace avant ou après la virgule.
    • Associer la fiche à la catégorie : ici nous parlons en terme d'arborescence de catégorie d'annuaire. Les valeurs entre les séparateurs et qui seront séparés par des virgules indiquent le chemin dans lequel se trouvera la fiche. Par exemple si dans votre csv, la valeur est "nom catégorie niveau 1,nom catégorie niveau 2", la fiche se trouvera dans l'annuaire dans le chemin suivant :
      - "nom catégorie niveau 1"
      -- "nom catégorie niveau 2"
  • Catégorie de niveau 1 : La fiche sera associée à une catégorie de niveau 1 dont le nom se trouve dans le fichier CSV.
  • Catégorie de niveau 2 : La fiche sera associée à une catégorie de niveau 2 dont le nom se trouve dans le fichier CSV. Il vaut mieux avoir prévu un champ à associer à une catégorie de niveau 1 avant.
  • Catégorie de niveau 3 : La fiche sera associée à une catégorie de niveau 3 dont le nom se trouve dans le fichier CSV. Il vaut mieux avoir prévu des champs à associer aux catégories de niveau 2 et 3 avant.

Par exemple, si dans votre fichier CSV vous avez : "Robert";"Durand";"Photos";"Octobre".
Et que "Robert" est associé au Prénom, "Durand" à "Nom",  "Photos" à une "catégorie de niveau 1" et "Octobre" à une "catégorie de niveau 2", la fiche sera présente dans la catégorie :

  • photos (niveau 1)
    • Octobre (niveau 2)

Configuration avancée :

  • Quelle est la catégorie racine pour ce module d'importation : Vous pouvez définir ici la catégorie qui sert de référence pour l'importation. Si aucun champ n'est défini dans la correspondance de champs au niveau des catégories, les fiches seront importées dans la catégorie que vous spécifiez ici. Si vous avez défini des catégories de niveau 1, niveau 2, etc... dans la correspondance de champs, ces catégories prendront comme catégorie de référence (parente) celle que vous définissez ici.
  • Créer automatiquement les catégories manquantes : Si vous avez coché cette option et que vous avez des niveaux de catégories de définies dans la correspondance de champs, les catégories vont automatiquement se créer dans l'annuaire.
  • De quel manière doit fonctionner cet import ? : Ici vous définissez le comportement que le moteur d'annuaire doit adopter à chaque import. Est-ce qu'il écrase les fiches existantes, est-ce qu'il n'ajoute que les nouvelles, etc...
    • Ajouter les nouvelles fiches sans modifier celles déjà présentes : Seules les nouvelles fiches sont importées (donc celles qui n'existent pas déjà). Cela correspond à un ajout.
    • Supprimer les fiches avant l'ajout des nouvelles entrées : L'ensemble des fiches sont supprimées puis importées. Cela correspond à une suppression de toutes les fiches puis une importation.
    • Mettre à jour les fiches existantes, créer les nouvelles et supprimer celles qui ne sont pas présentes dans le fichier : Vous pouvez ici choisir de remplacer les fiches existantes (par rapport à une colonne de votre CSV), d'en créer de nouvelles ou d'en supprimer. Cela correspond à une mise à jour des fiches.

Importation des fiches :

Une fois que la configuration de l'import est terminée, vous pouvez passer à l'import en lui-même. Pour cela il faut aller dans "Annuaire > Fiches"  puis cliquer sur le bouton "Actions>Importer des fiches" (le bouton est en haut à droite). Si vous avez créé plusieurs configurations d'import, vous en choisissez une ici. Puis vous pouvez choisir votre fichier final destiné à être importé. Une fois que la barre de chargement arrivera à la fin, vous verrez une petite fenêtre vous montrant les statistiques de l'importation.


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